Nottaのセキュリティは安全？法人導入前の確認ポイント

2026年10月13日2026年11月1日

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生成AIや自動文字起こしツールのビジネス導入が進む中、クラウドサービスへの音声データのアップロードに対して不安を抱く企業は少なくありません。特にNottaのセキュリティに関する情報は多岐にわたり、自社の要件に合致するのか、あるいは機密情報を扱う会議で利用しても問題ないのか、判断に迷うケースが頻発しています。文字起こしの精度や利便性がどれほど高くても、社内の情報管理規定をクリアできなければ実務への導入は不可能です。本記事では、ツールの導入可否を検討する際に不可欠なセキュリティの観点から、具体的な確認項目を整理します。

多くの企業で直面する課題は、NottaのセキュリティポリシーやNottaのセキュリティ管理の仕組みが、自社の求める基準とどのように合致し、どこで齟齬が生じるのかを正確に把握することです。「ISO27001を取得しているから安全」と表面的な情報だけで判断すると、思わぬデータ共有の設定ミスや、意図しないAI学習へのデータ提供といったリスクを招く可能性があります。特に法人の導入においては、権限設定の詳細、外部共有時の制限、そして最も懸念される学習データへの利用に関する規約を、プランごとに正確に切り分けて理解することが求められます。

そこで本記事では、Nottaの標準ビジネス版で提供されるセキュリティ機能の実態と、よくある誤解を解消するための事実を明確に示します。Nottaのセキュリティチェックシートに記載すべき項目や、Nottaのセキュリティ設定の具体的な運用方法、そして「AI学習なし」を必須とする場合の正しいプラン選びまでを網羅的に解説します。この記事を通じて、自社のセキュリティ要件と照らし合わせながら、法人としてどのプランを選択し、どのような社内ルールを設けた上で運用すべきかの判断基準を確立できます。

記事のポイント

標準ビジネスプランにおける権限管理とワークスペース共有の仕様
ISO27001の認証やSOC2の保証報告と、実際の機密情報保護の境界線
音声認識と要約等で異なる学習利用の条件
自社のポリシーと照合するための具体的なチェック項目と運用ルール

Nottaの認証・管理機能と利用人数を確認する
Nottaの共有範囲と録音ルールを決める
NottaのAI学習条件を社内の機密情報規定に照合する
Nottaの導入可否をトライアルと契約条件で判断する

Nottaの認証・管理機能と利用人数を確認する

ビジネスシーンで文字起こしツールを利用する場合、単なる利便性だけでなく、組織全体で統一された管理体制を構築できるかが最初の関門となります。この章では、法人がクラウドサービスを導入する際に必須となる管理機能の実態と、よくある誤解について具体的な事実をもとに整理します。

現場の運用担当者が確認したい権限管理のポイント

Nottaのユーザーロールの公式ヘルプでは、ビジネス・エンタープライズのWeb版におけるオーナー、アドミン、メンバーの権限を説明しています。メンバーの追加・削除はオーナーとアドミン、契約の変更・解約はオーナーが担当する区分です。導入時は、契約を管理する人と日常のメンバー管理を担当する人を分け、異動時に誰が権限を変更するか決めておきましょう。

外部共有の制限に関する公式手順では、操作はオーナーのみ可能で、「外部共有を無効にします」はビジネス以上のプランが対象とされています。標準ビジネスで使えるこの制御と、アドミンが行えるメンバー管理を区別してください。設定はプロフィール画像から「設定」→「セキュリティ」→「機能制限」→「外部共有設定」と進みます。社内の共有方針に合わせ、オーナーが設定・確認する手順を決めましょう。

ISO27001の認証やSOC2の保証報告がすべての機密保持を保証するわけではない

クラウドサービスを検討する際、「ISO27001認証取得」「SOC2対応」といった情報が安全性を示す根拠としてよく挙げられます。Nottaの公式情報にも認証や監査についての記載があります。ただし、第三者評価や報告の存在が、すべての用途や極めて機密性の高い情報の利用を無条件に保証するわけではありません。

ISO/IEC 27001の認証は、情報セキュリティマネジメントシステムが規格の要求事項に適合していることを示すものです。一方、SOC 2は、サービス提供組織の統制について公認会計士が行う保証報告です。第三者評価・報告の性質は異なるため、確認できる業務やシステム、評価の対象期間・範囲を資料ごとに照合してください。いずれも、「どのデータを共有するか」「誰にアクセス権を付与するか」といった自社の設定や運用まで無条件に安全にするものではありません。サービス側の責任範囲と利用者側の責任範囲を分け、契約条件と社内ルールを確認しましょう。

標準ビジネス版の管理機能と必要な契約数

法人で本格的にツールを運用する際、個人向けプランとの決定的な違いは価格と機能に表れます。2026年10月13日時点の公式情報によると、Nottaのビジネス版は1アカウントあたり月払い4,180円、年払いであれば30,096円（月換算2,508円）で提供されています。この標準ビジネス版の大きな特徴は、毎月の文字起こし時間が無制限である点に加え、法人向けの管理機能が利用可能になることです。

個人用ワークスペースでは、フリー・プレミアム・1アカウント分のビジネスのいずれも唯一の利用者がオーナーとなり、ロールを切り替えることはできません。複数ユーザーのワークスペースでロールの変更が可能で、アクセスするユーザー1人につき1契約アカウントとして扱われると公式ヘルプに説明されています。1アカウントのビジネス契約で部署の全員を管理できるとは考えず、利用人数と必要な契約数を照合してください。

導入前に、録音を登録する人、文字起こしを修正する人、共有先の設定を確認する人を分けて整理してください。部署で利用する場合も、試用データを使って各担当者から見える内容と操作できる範囲を確認し、必要な契約アカウント数を決めましょう。

Nottaの標準ビジネスを検討する場合は、管理機能、必要な契約数と音声認識の学習条件が自社の要件に合うかを先に確認してください。今回の広告はPCのWeb版からの新規プレミアム／ビジネス本体の有料契約が対象です。音声認識の学習除外が必須なら、広告対象プランへ申込む前にビジネスPlus・エンタープライズ等の条件を公式窓口で確認しましょう。

議事録作成の手間を大幅に軽減【Notta】

Nottaの共有範囲と録音ルールを決める

プレミアム版とビジネス版におけるワークスペース共有の違い

データのサイロ化を防ぎつつ、適切なアクセス制御を行うための仕組みがワークスペースの機能です。プレミアム版では、基本的には個人の作業スペースとしてデータが保管されますが、ビジネス版では、複数のメンバーでワークスペースを共有し、共同で編集や確認を行う環境が提供されます。

チームでの共有では、記録の閲覧対象と、ユーザーを管理するロールを区別してください。管理ロールを付与したという事実だけで、すべての会議データを公開する運用にはしません。機密度の異なる会議を試験用に用意し、招待された利用者が何を閲覧・編集できるかを確認して、必要最小限の共有範囲を決めましょう。

外部へのデータ共有制限とパスワード設定の運用

議事録を取引先など社外へ共有する場合は、共有先と公開範囲を事前に確認してください。リンクを知る人が閲覧できる設定を利用するときは、機密情報の有無と社内の許可条件を確認します。

共有リンクの公式案内は全プランを対象とし、ノートに編集可能以上の権限を持つユーザーが共有リンクを使えると説明しています。Web版の共有リンクでは有効期間を選択でき、パスワード保護をオンにすると自動生成された変更不可のパスワードを利用します。ノートの「共有」→「公開共有」で外部共有をオン・オフできますが、社内で禁止されている記録を公開してはいけません。モバイルでは一部機能に制限がある場合があるため、実際の利用環境で確認してください。共有リンクの期限・パスワードは、利用者のログインパスワードや、オーナーによる組織の外部共有制限とは別の設定です。

録音許可の取得と社内ルールの策定

音声の録音やクラウドへのアップロードを行う前に、適用される法令、契約、自社と相手先の情報管理方針を確認してください。必要な通知や同意の取り方は状況によって異なるため、口頭での同意だけを一律の法的要件として扱わないようにします。

社外の参加者がいる会議では、録音とクラウド処理の目的・保存先・共有範囲を説明し、必要な承認や同意を得る手順を担当部署と決めておきましょう。機密性が高い情報を含む場合は利用可否を事前に判断し、録音開始後に初めて問題が判明することを避けます。

NottaのAI学習条件を社内の機密情報規定に照合する

セキュリティ要件のなかでも、生成AIを用いたツール特有の懸念事項が「入力データのAI学習への利用」です。ここでは、自社の規定に照らし合わせた際に、どのプランを選択すべきかの明確な基準と、導入前の確認プロセスについて解説します。

音声認識の学習と要約等のAI機能の学習を区別する

Nottaでいう「AI学習」は、文字起こしを行う音声認識エンジンの学習を指す場合があります。公式のAI学習説明では、国内のエンジン提供事業者が音声と認識結果から選んだデータを学習に利用する仕組みを説明しています。音声認識側の学習除外と、Notta上で会議データを保存・共有することは別です。学習除外プランでも、利用者自身が作成した記録の保管や削除条件は別途確認してください。

ビジネスPlusとビジネスの公式比較では、音声認識のAI学習はビジネスPlusが「なし」、標準ビジネスが「あり」と区分されています。一方、要約など音声認識以外のAI機能については、公式のAI学習説明で全プランとも学習用データを提供しないとされています。「標準プランはすべてのAI機能で学習される」とも「要約が学習に使われないので音声認識も学習なし」とも解釈しないことが大切です。音声認識での学習除外が必須なら、ビジネスPlusまたはエンタープライズの契約条件を確認してください。

自社の要件において、「標準ビジネス版の管理機能で十分であり、学習に関する要件が導入の障壁とならない」と判断できる場合にのみ、標準プランが有効な選択肢となります。その際、個人や部署単位でのテスト利用ではなく、法人としての運用環境を構築することが前提です。

Nottaの標準プランは、音声認識の学習条件、保存・共有の設定と社内の利用要件を照合できた場合に検討してください。今回の広告はPCのWeb版からの新規プレミアム／ビジネス本体の有料契約が対象です。ビジネスPlus等の別プランの条件と混同せず、必要な権限と契約数、料金を確認してから申込みを判断しましょう。

議事録作成の手間を大幅に軽減【Notta】

チェック項目ごとの要件適合性の確認手法

セキュリティシートでは、音声認識の処理先、要約を処理するLLM、Notta上の保存先を分けて記載すると、確認対象が明確になります。Nottaの公開セキュリティ説明には、AWS上でサービスを運用し、通信中はTLS 1.2、保存時はAES-256で暗号化する旨が記載されています。公開説明を契約上の保証や、個別データの保存期間そのものとは扱わず、対象サービスと契約資料を照合してください。

NottaのLLMに関する説明では、東京リージョンを基本とした国内の複数データセンターへの保存を案内しています。また、AI要約の処理について、転送時の暗号化、モデル学習には使わないこと、最長30日で削除することが説明されています。この30日をNotta上の全会議データの保存期限と混同しないでください。自社のシートでは処理段階とデータ種別を明記し、地域指定や削除期限が必須条件なら契約資料で適用範囲を確認します。

ポリシー策定におけるクラウドサービスの取り扱い

社内のセキュリティポリシーは、従来型のオンプレミスシステムを前提としたものから、クラウドサービス、特にAIを活用したSaaSの利用を前提としたものへとアップデートされている必要があります。ポリシー内で、音声データやテキストデータのクラウド上での取り扱いがどのように規定されているかを確認することが、導入判断の第一歩です。

もし規定が古い場合、文字起こしサービスNottaのセキュリティの仕様と照らし合わせる前に、まずは「どのようなデータであれば外部クラウドにアップロードしてよいか」の基準を社内で再定義しなければなりません。機密性（高・中・低）に応じて利用可能なサービスを分類し、Nottaがどの分類に該当するのかを明確に位置づけることで、現場の混乱を防ぎ、安全な運用を実現できます。

Nottaの導入可否をトライアルと契約条件で判断する

他社比較でそろえる処理段階と契約範囲

Otterなど他社と比較するときも、音声の認識、要約生成、保存・共有、管理者操作の各段階で、どの情報が外部へ送られ、何に利用されるかをそろえて確認してください。片方の「学習なし」が要約モデルだけを指し、もう片方が音声認識も含む場合、同じ条件の比較にはなりません。公開説明と契約上の条件を区別した比較欄を作り、自社の必須要件を満たすか確認しましょう。

管理機能は、提供されるプランと操作できるロールを別々に比較します。共有を制限できるかだけでなく、誰が設定を変え、異動時に誰が解除し、変更を確認できるかまで整理してください。料金の安さだけで選ばず、必要な契約アカウント数と、社内の承認・運用手順を含めて導入判断を行います。

導入前のトライアル検証と自社環境でのテスト

机上でのチェックシート確認が終わった後は、実際の業務環境でのトライアル検証が欠かせません。この段階では、機能的な利便性だけでなく、設定したセキュリティルールが意図した通りに機能するかをテストします。

管理者が設定したアクセス権限が正しく反映され、権限のないユーザーがデータにアクセスできないこと、外部共有の制限が有効に働いていることなどを、実際の画面上で確認します。また、ネットワーク環境によっては、企業のファイアウォールやプロキシの設定によってクラウドサービスへの音声アップロードが阻害されるケースもあるため、システム面での適合性も併せて検証します。

最終的な契約判断における社内規定との照らし合わせ

すべての確認とテストを終え、最終的な契約判断へと進みます。ここで最も重要なのは、冒頭で述べた「AI学習なし」の要件を含め、自社の絶対に譲れないセキュリティ規定（マスト要件）をすべてクリアしているかを再確認することです。

もし、標準のビジネス版では要件を満たせない項目が残っている場合は、導入を見送るか、あるいはビジネスPlus・エンタープライズなどの上位プランへ検討対象を移行する決断が必要です。「便利だから」という理由だけでセキュリティリスクを許容することは、法人としてのコンプライアンス上許されません。事実に基づいた冷静な判断が、安全なAI・クラウド活用の基盤となります。